【初心者向け】在宅ワークに必要なツールはこの5つ！仕事の前に慣れておこう

在宅ワークを始める人はクライアントさんと迅速に確実に連絡をとるために、いくつかのツールを使いやりとりをすることになるでしょう。

そこで、在宅ワークでよく使うツールを5つ紹介します。

この記事はこれから在宅ワークを始める方・始めたばかりの方向けの記事です。

POINT

チャットワークは在宅ワーカーのコミュニケーションの基本！

チャットワーク(Chatwork)

私の場合、チャットワークは9割の在宅ワークで使用しています。

チャットワークはとにかくシンプルで使いやすいことが特徴。

チャットワークは、パソコン意外にもスマホやタブレットから同時に使用できます。

(LINEのように1つの端末でしかログインができないということがない)

メッセージを受けとった時の通知は、パソコン・スマホ・タブレット全て同時に届くのでパソコンの前にいなくても何か連絡があったときはすぐにスマホで見ることができるので便利。

もちろんファイル添付可能、グループチャットも可能で、ChatWorkLiveではビデオ通話、音声通話、画面共有もできるので研修や面接で使用しています。

クラウドワークスでは契約をしたあとのメッセージのやりとりはチャットワークで行う場合が多くあります。

とにかく「在宅ワークをしたい！」と思ったら、すぐパソコンとスマホにチャットワークの導入を！

スカイプ(Skype)

スカイプは言わずと知れたチャットツールですね。

大半のクライアントとはチャットワークを使いますが、私はチャットツール＝スカイプのが代表のイメージです。

チャットワークを使用しないところはスカイプを使っていることが多いです。

私が個人的にチャットワークよりスカイプの方が「いいな」と思う点は、

• 音声テストが簡単にできる
• WEBカメラのテストが簡単にできる

という点です。

チャットワークでビデオ面談する前に、念のためスカイプの音声テストでちゃんとマイクやカメラが使えているかを確認しています。

Googleスプレッドシート/ドキュメント

パソコンで使用する場合、スプレッドシートやドキュメントはインストールする必要がなくブラウザで使用できます。

「最低限の使い方を知らないと在宅ワークができない」と言っても過言ではないです。

Excelと互換性があるのですが、書き込むとその場ですぐに上書きをされてしまうので、多くの人と共有していると、消してはいけないものを消してしまった場合はちょっと厄介です(すぐに気づいて戻れば問題ないですが)

スプレッドシートは、同時に複数人で書き込みや修正などの作業ができる非常に便利なツール。

WEBライター、事務仕事、データ入力とさまざまな在宅ワークで使用するため、実務で使用する前に一度使用してみるのもよいでしょう。

OneDriveなどのオンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネットに接続しておけばパソコンのハードディスクに保存しているものと同様にファイルを変更・コピー・修正・閲覧などができるサービスのこと。

共有設定をしなければ、個人のファイルにはアクセスが出来ない(＝非公開)なので安心です。

私はパソコン内には保存せずにデータのほとんどをOneDriveに入れています。

ログインするだけでパソコン・スマホ・タブレットから見ることができるので外出先でもスマホからパソコンで編集したファイルが見ることができるので便利です。

万が一、パソコンが壊れてしまってもバックアップとしての機能も果たせるのでおすすめです。

オンラインストレージを選ぶ基準は、

• 使いやすさ
• 金額
• セキュリティ

になるかと思いますので、自分に合ったサービスを使用してみましょう。

OneDrive以外では、Dropbox・GoogleDriveなどがあります。 

MicrosoftOfficeは必須。事務系するならPowerPointも

MicrosoftOfficeは「高すぎ！」と思う方も多いかも知れませんが、在宅ワークでは必須です。

私の周りでは最初の投資金額をケチっちゃってMicrosoftOfficeを入れていない人多いんです。

後から「入れておけばよかった」と思う人を何人も見てきました。

互換性のあるソフト、kingsoft・ドキュメントでも、ライティングの下書きなど使用する分には問題無いのですが、在宅ワークの求人の募集要項に「Microsoft Word・Excel必須」と書いてあることも少なくないです。

事務アシスタントやデータ入力(クラウドワークスでも募集しているビズアシスタントがこれに該当)でもPowerPointを使えるかも選考の基準になる項目がありました。

ビスアシスタント以外の事務の仕事でも、トライアルでPowerPointで資料を作ってくださいということも。

パソコンを購入する際にインストールをしてもらうのが手間もかからないですし、比較的お安くすみます。

注意する点は、

• Office Personal(Word・Excel・Outlookの3点)
• Home Office & business(Word・Excel・Outlook・PowerPointの4点)

どちらかを選ぶことになると思うのですが、PowerPointの有無をしっかりと考えた上で選びましょう。約5000円前後の違いです。

意外とLINEは使わなかった

家族・友人との連絡は基本的にLINEで行うことも多いのではないでしょうか。

在宅ワークではリアル会って打ち合わせをしたり、ランチミーティングということはほとんどないので、「○○にいますけど」「どこですか」ということも無く、LINEはほとんど使用しないでしょう。

LINEを使用することのデメリットは、

• 必要以上の個人情報が出てしまう
• ログインしている端末以外で使用できない

という点ではないでしょうか。

アイコンなどで顔が見られてしまったり、タイムラインで趣味がバレたり(笑)というのは冗談ですが、基本的にパソコンでライティングやデータ入力をしているので、やりとりだけをスマホにするのは非常に面倒！

チャットワークで全てまかなえますからね・・・。

必要なのはツールをつかいこなすこと、それと早いレスポンス

チャットワークもskypeも、その他slack、zoomなどありますが、クライアントからの連絡には、とにかく早いレスポンスを心がけましょう。

家事・育児、もしくは兼業の場合はなかなか返事ができないこともあります。

忙しいからといって返事を後回しにするのではなく、

• 今忙しいのであとで返信します(一応内容は確認してもらえたとわかる)
• ○時頃に改めて返信します(具体的だと印象が良いですよね)
• ○○なので今すぐ返信できません(子どもの送迎・お昼寝から起きる 等)

と、すぐに内容について返信ができなくても「あとで返信をするという旨」を報告するだけでも印象が良いですよね。

レスポンスの早さや、対応の仕方で昇給・案件を振られやすくなるということも実際にあります。

今回紹介したツールは、必ずあなたの在宅ワークに役立つものばかりです。

慣れない間は難しく、操作に迷うかもしれませんが仕事をしながら使用していると、自然と慣れてくるので大丈夫ですよ。

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